La Asociación Colombiana Cristo Para La Ciudad ha asumido el compromiso de realizar todos los aspectos de sus actividades de manera abierta, justa y honesta, de conformidad con las más altas normas éticas y legales. Ello incluye el compromiso de implementar y ejecutar sistemas eficaces para luchar contra el fraude, los sobornos y la corrupción.

La Asociación Colombiana Cristo Para La Ciudad cumple la legislación vigente, en Colombia., así como otros requisitos normativos y directrices aplicables, como la de Gestión de fondos públicos. Según la ley de beneficencia, incumbe a los miembros de la Junta Directiva de una organización benéfica proteger los activos de su organización.

Definiciones Fraude

El fraude es un concepto comúnmente entendido, aunque las distintas definiciones hacen hincapié en

diferentes aspectos. La Asociación Colombiana Cristo Para La Ciudad considera fraude el hecho de realizar una afirmación o denuncia a sabiendas de que es falsa o engañosa, con el objeto de obtener un beneficio propio o para terceros, o de provocar pérdidas, o riesgos de pérdidas, a terceros.

Pérdidas

Las pérdidas no son necesariamente producto de un fraude. Las pérdidas no fraudulentas incluyen las causadas por errores de buena fe, accidentes o acciones externas determinadas (como hurto o robo, cuando no haya habido colusión entre los perpetradores externos y los cómplices internos).

Es posible incurrir en pérdidas en el sistema bancario, en pérdidas excepcionales por la manera de gestionar las tasas de cambio y por pagos “infructuosos” (por ejemplo, en caso de cancelarse un contrato y tener que pagar una penalización, o en caso de haber realizado un pago por bienes o servicios no entregados/prestados y no poder recuperar el dinero).

Las pérdidas también pueden producirse cuando organizaciones socias se declaran insolventes y no pueden cumplir sus compromisos y responsabilidades financieras contractuales.

Soborno

Por soborno se entiende dar, solicitar o aceptar una ventaja financiera o de otra índole con el objeto de incitar al comportamiento impropio de otra persona, o premiarla por un comportamiento impropio.

Ventaja financiera o de otra índole: significa que el regalo no tiene que ser necesariamente monetario. Puede ser algo que la persona que lo reciba considere valioso, tanto para sí como para sus allegados. Esto puede incluir contratos, regalos no monetarios e incluso ofertas de empleo.

Por comportamiento impropio se entiende todo aquello que sea ilícito, contrario a la ética, o un incumplimiento de las obligaciones, tanto en el sector público como en el privado, en cualquier parte del mundo. En el lugar de trabajo, esto puede traducirse en robar a la organización, divulgar información confidencial y dar a alguien una ventaja indebida sobre otro. Por pequeña que sea la suma, se considera soborno a toda ventaja otorgada, solicitada o aceptada a cambio de hacer algo indebido.

El soborno es una forma de corrupción. Por corrupción se entiende “todo abuso de una posición de confianza con el objeto de obtener una ventaja indebida”.

Encontrará información adicional sobre sobornos, incluyendo algunos estudios de casos reales, en el folleto “Anti-Bribery Principles and Guidelines for NGOs” (Principios y directrices contra el soborno para las ONG), publicado por el Grupo de trabajo anticorrupción de BOND para las ONG en junio de 2011, que puede consultarse en el sitio web de BOND, en la sección www.bond.org.uk

Política

La Asociación Colombiana Cristo Para La Ciudad tiene una política de “tolerancia cero” con respecto al fraude, el soborno y la corrupción. Esto implica que La Asociación Colombiana Cristo Para La Ciudad:

no admite ningún tipo ni nivel de fraude, soborno o corrupción dentro de la organización, ni por parte de ninguna persona física o jurídica que reciba fondos de o represente a La Asociación Colombiana Cristo Para La Ciudad.
intentará siempre adoptar las medidas pertinentes contra quienes se haya determinado que han ayudado a, han estado involucrados en, o han perpetrado actos fraudulentos o impropios en cualquiera de sus operaciones
ha adoptado el compromiso de fomentar una cultura antifraude manteniendo al mínimo absoluto las oportunidades para cometer actos de fraude, soborno y corrupción.

La Asociación Colombiana Cristo Para La Ciudad exige que todas las personas que trabajan para la organización actúen en todo momento de manera honesta y honrada, y que protejan los recursos cuya responsabilidad se les ha encomendado.

La Asociación Colombiana Cristo Para La Ciudad pretende mitigar el fraude, los sobornos y la corrupción mediante la implementación de rigurosos procesos, controles y procedimientos de denuncia específicos que se revisan periódicamente.

El fraude es una conducta inadmisible y contraria a los valores de La Asociación Colombiana Cristo Para La Ciudad:

Asumimos la obligación de rendir cuentas.

Rendimos cuentas ante Dios por el uso de nuestro tiempo y nuestros recursos. Rendimos cuentas ante nuestras organizaciones socias y nuestros simpatizantes, siendo honestos, confiables y

transparentes en todo lo que hacemos. Nos comprometemos a que lo que hacemos sea coherente con lo que decimos.

El fraude es un delito penal, considerado en La Asociación Colombiana Cristo Para La Ciudad como una conducta indebida grave

La Fraud Act 2006 (Ley de Fraude del Reino Unido de 2006) define el fraude como un delito, y establece tres maneras de cometerlo:

fraude por declaración falsa. Una declaración es falsa si no es verdadera o si es engañosa, y la persona que la realiza sabe que es, o podría ser, no verdadera o engañosa.
fraude por omisión de información.
fraude por abuso de posición. Esta situación se aplica a aquellas personas que, por su cargo, se espera que protejan, o no actúen en contra, los intereses financieros de otra

El fraude, sean cuales fueren sus dimensiones –incluyendo los pagos de facilitación–, es inadmisible.

Si alguien es hallado culpable de fraude o de ser partícipe necesario de un fraude, habrá incurrido en conducta indebida grave, y será objeto de medidas disciplinarias. Estas medidas pueden incluir el despido de la persona involucrada y también su imputación penal. Consulte la Política de conducta personal/el Código de conducta de La Asociación Colombiana Cristo Para La Ciudad.

El fraude es un riesgo importante

Como parte del procedimiento de evaluación de riesgos de La Asociación Colombiana Cristo Para La Ciudad, el fraude está considerado como uno de los principales riesgos a los que se expone, por lo cual debemos disponer de sólidos sistemas para minimizarlo.

El soborno es un delito penal

La Asociación Colombiana Cristo Para La Ciudad contempla los siguientes delitos:

Ser sobornado: puede incluir solicitar, aceptar o consentir en aceptar una ventaja financiera o de otra índole a cambio de realizar inadecuadamente una función importante
Ofrecer un soborno
Soborno de funcionarios extranjeros: esto incluye abordar a alguien directamente para sobornarlo, o bien hacerlo indirectamente a través de terceros
Omisión de prevención de sobornos: por ejemplo, si sabe que se está produciendo un soborno, pero no lo

Las ONG asociadas también estipulan que su organización puede ser considerada culpable de soborno si permite sobornos en su nombre por cualquier persona, incluyendo usted (empleados), agentes, organizaciones socias u otras partes que actúen para su organización.

Denuncia de irregularidades

Todo el personal tiene derecho a denunciar un caso o presunto caso de fraude directamente a un alto directivo (por ejemplo, el Director Nacional de La Asociación Colombiana Cristo Para La Ciudad, o al Representante Legal. Si la denuncia va dirigida contra un director ejecutivo, a un miembro de la junta directiva o el Director Nacional, deberá cursarse a través de la siguiente dirección de correo electrónico: cpcicolombia@gmail.com; en el marco de esta política un empleado presenta una denuncia legítima, como resultado de ello no estará en riesgo de perder su empleo ni de sufrir ningún tipo de represalias. Siempre y cuando actúe de buena fe, de conformidad con la política de La Asociación Colombiana Cristo Para La Ciudad y sin intenciones de causar perjuicios, no importará que se trate de un error.

Fraude y pérdidas dentro de La Asociación Colombiana Cristo Para La Ciudad: Respuestas e informes Introducción

El objeto de estas directrices es presentar instrucciones sobre cómo actuar en caso de sospechas de fraude, pérdidas y soborno. El fraude y las pérdidas constituyen riesgos siempre presentes para los recursos valiosos (dinero y otros activos), así como una amenaza para la reputación de La Asociación Colombiana Cristo Para La Ciudad y sus organizaciones socias.

Por consiguiente, La Asociación Colombiana Cristo Para La Ciudad tiene como política tomarse muy en serio el fraude, las pérdidas y el soborno. Todos los incidentes sospechosos serán comunicados y registrados en el registro de riesgos de declaración obligatoria de La Asociación Colombiana Cristo Para La Ciudad, a cuyo cargo está el Director Nacional. El registro constituye la base de los informes destinados al equipo ejecutivo, a la Junta Directiva de Apoyo de La Asociación Colombiana Cristo Para La Ciudad. Incluye tanto los casos de fraude y pérdidas que se producen dentro de La Asociación Colombiana Cristo Para La Ciudad como aquellos que implican recursos de las ONG asociadas, puestos en manos de organizaciones socias y beneficiarios. Animamos al personal a utilizar la Política de denuncias de irregularidades en caso de que llegue a su conocimiento algún incidente interno.

El seguimiento de los casos de fraude y pérdidas dentro de La Asociación Colombiana Cristo Para La Ciudad es responsabilidad del Director Nacional y Representante Legal, quien está a cargo de los controles financieros e internos (Junta Directiva de Apoyo) de La Asociación Colombiana Cristo Para La Ciudad.

Normalmente, son los miembros del personal los primeros en detectar situaciones indebidas. Si un miembro del personal sospecha que se ha producido un caso de pérdida o fraude, estará protegido por la Política de denuncia de irregularidades y, por tanto, debe:

Comunicar de inmediato el incidente a su superior directo. Si por algún motivo ello no fuese adecuado, deberá comunicarlo al jefe de su superior, al director nacional, al Representante Legal, o a la dirección de correo electrónico de denuncia de irregularidades: cpcicolombia@gmail.com. Como se ha mencionado más arriba, si la denuncia afecta un director ejecutivo, un miembro de la junta directiva o el Director Nacional, recomendamos escribir a la siguiente dirección: cpcicolombia@gmail.com.
Ser lo más específico posible (nombres, lugares, fechas, horas, cantidades, valores, ) Los Directivos que reciban una denuncia de posible fraude o pérdida deberán:
Tomarla muy en serio e informar al denunciante acerca de las medidas que se adoptarán
Informar a su propio superior directo
Rellenar el Formulario de Denuncia de Incidentes Graves
Enviarlo directamente al director nacional, priorizándose la vía más
Consultar en la sección de informes corporativos de La Asociación Colombiana Cristo Para La Ciudad el procedimiento de seguimiento de informes a la junta directiva de La Asociación Colombiana Cristo Para La Ciudad.

El procedimiento de investigación

La responsabilidad general de investigar los fraudes recae en el Director Nacional, Representante Legal y Junta Directiva de Apoyo. Si el jefe o líder determina que las sospechas de fraude están fundamentadas, deberá:

comunicarlo de inmediato al director Director Nacional.
el director Nacional lo comunicará al Representante Legal, en cuanto se aclaren todos los datos relevantes del incidente
constituir un equipo de investigación conjuntamente con el director Nacional y el Representante Legal, para realizar una auditoría detallada de la situación. La participación en este equipo deberá acordarse con el Departamento de RR.HH., con el objeto de asegurarse de que La Asociación Colombiana Cristo Para La Ciudad no se verá afectada si la investigación desemboca en medidas
en la mayoría de las circunstancias, el equipo de investigación estará compuesto por miembros de la Junta Directiva de Apoyo. Si fuese necesario, el líder también podrá recabar asistencia adicional (por ejemplo, auditores o abogados).
el método a seguir en cualquier investigación prevista se pactará con las respectivas partes.

El equipo de investigación tendrá asignadas las siguientes responsabilidades:

determinar los hechos vinculados con la denuncia
considerar qué medidas adoptar, en su caso, contra las personas involucradas
considerar las medidas a adoptar para recuperar las eventuales pérdidas sufridas
identificar vulnerabilidades del sistema y estudiar cómo mejorar los controles internos para evitar que se repitan

Si las investigaciones iniciales determinasen que existen motivos fundamentados para sospechar, así como para facilitar la continuación de la investigación, quizá resulte conveniente suspender al empleado contra quien se haya presentado la denuncia. Esta decisión la adoptará el director/representante de país o el jefe de ministerio, tal y como se ha definido anteriormente, en consultas con el responsable de RR.HH. Dicha suspensión no se considerará medida disciplinaria, ni implicará reconocimiento de culpa. Todas las entrevistas se realizarán de manera equitativa y adecuada.

Enlace con auditores y con la policía

El director Nacional y el Representante Legal de La Asociación Colombiana Cristo Para La Ciudad decidirá en qué momento implicar a auditores internos y externos y/o a la policía. Es posible que se solicite al auditor interno que se encargue de la investigación interna, y que se recurra a auditores externos o a investigadores especializados en casos complejos. Si existe la posibilidad de que se emprendan actuaciones penales, se consultará a la policía. Se espera del personal que coopere plenamente con las investigaciones policiales y con los auditores.

Actuaciones para recuperar pérdidas

El director Nacional y el Representante Legal de La Asociación Colombiana Cristo Para La Ciudad asumirá la responsabilidad de decidir las medidas adecuadas necesarias, incluyendo las judiciales si fuese preciso, para recuperar las pérdidas derivadas de fraude, robo o conducta indebida. Esto puede incluir acciones contra terceros implicados en el fraude o contra aquellos cuya negligencia propició el fraude.

Fraudes y pérdidas vinculados a subvenciones de Tearfund

Esta sección está dedicada a los fraudes y pérdidas vinculados a recursos aportados por Tearfund a otras organizaciones o particulares (por ejemplo, organizaciones socias, beneficiarios y proveedores de productos y servicios). Será responsabilidad del director de país, el representante de país o el gerente Nacional asegurarse de que el problema sea debidamente investigado, comunicado y resuelto. El procedimiento de investigación y respuesta será proporcional a las sumas implicadas y a los potenciales riesgos para Tearfund.

Investigaciones

De conformidad con el Acuerdo de asociación de Tearfund, las organizaciones socias están obligadas a comunicar cualquier caso de fraude dentro de sus organizaciones al director de país, al representante de país o al gerente de operaciones. Sin embargo, es posible que los problemas lleguen a conocimiento del personal por otras vías (por ejemplo, informes financieros deficientes, avisos de terceros, etc.). En caso de sospechas de fraude o pérdidas, el miembro del personal de Tearfund tratará el tema con toda seriedad y lo expondrá a su superior directo o al director de finanzas internacionales, si procediese. El directivo informado deberá evaluar, en las diferentes fases del proceso, los eventuales riesgos para la seguridad personal del empleado involucrado en el seguimiento de fraudes y pérdidas.

Si existen motivos para creer que se ha producido un fraude o pérdida, se informará a los directivos, hasta el nivel de director de país, representante de país o gerente de operaciones, y el tema se investigará sin demora. El personal de Finanzas puede prestar asesoramiento y asistencia técnica. Es posible que también sea necesario recurrir a asistencia profesional exterior (por ejemplo, abogados o contadores) para determinar de manera objetiva qué ha ocurrido.

Procedimiento de denuncia

El formulario de Informe de fraude o pérdida debe enviarse al director de finanzas internacionales y logística en una fase temprana de la investigación. Debido al tiempo que suele tardar la resolución de casos de fraude, normalmente será necesario preparar informes actualizados cuando se produzca algún avance significativo. Esto debe realizarse al menos cada tres meses. Una vez resuelto el asunto, se preparará un informe final.

Directrices sobre respuestas

Si queda claro que es probable que se haya producido un caso de fraude o pérdida en una organización socia o hermana, se recomienda el siguiente procedimiento:

Normalmente, las relaciones de asociación quedarán “congeladas”: no se pagarán más subvenciones y las actividades de los proyectos en curso se suspenderán, o bien se reducirán al mínimo. La decisión de congelar (y, posteriormente, de descongelar, si procediese) las relaciones con una organización socia es responsabilidad del director de finanzas
Si todo apunta a que la organización socia o el proyecto en su conjunto están involucrados en el caso de fraude, podría ser conveniente solicitar que los fondos restantes o recuperados sean devueltos a Tearfund mientras el asunto se
Se tomará en consideración la necesidad de informar o no a otros donantes, en especial a agencias de la red integral. Se trata de un asunto delicado, y es recomendable permitir que sea la propia organización socia la que informe a los otros
Se debatirá la cuestión de adoptar medidas adecuadas contra los autores del fraude, incluyendo las actuaciones de las autoridades civiles y/o la policía, salvo que existan razones de peso para no recurrir a
Se abordará la cuestión de recuperar los fondos perdidos. Se instará a la organización socia a adoptar todas las medidas que pueda en este
Si la investigación indica que la organización socia o el proyecto en su conjunto están involucrados en el caso de fraude, las relaciones de asociación no se “descongelarán”, salvo si se hubiera definido un proceso de reestructuración y cambio. En todo caso, antes de “descongelar” las relaciones de asociación, la organización socia tendrá que haber implementado nuevos controles para evitar nuevos
Una vez “descongeladas” las relaciones de asociación, se decidirá acerca del futuro uso de los fondos restantes y/o

Lecciones aprendidas

Tearfund asume el compromiso de tomar medidas a partir de las lecciones aprendidas de los casos de fraude, a nivel del programa, de la oficina nacional o de la oficina central pertinentes. Esto se conseguirá empleando los siguientes medios:

La sección Prevención de fraudes del Sistema de aprendizaje clave de Tearfund, mediante revisiones de aprendizaje de
Sesiones sobre problemas actuales de fraude y gestión de riesgos incluidas en las conferencias anuales de gestión y en los programas de capacitación del personal y de las organizaciones
Materiales de capacitación periódicamente actualizados para incorporar las lecciones aprendidas de casos de fraude

Informes corporativos de fraudes y pérdidas

El director Nacional y el Representante Legal son responsables de mantener el registro de fraudes y pérdidas, así como de asegurarse de que todos los incidentes se comuniquen a los canales adecuados. Los nuevos casos se notificarán al director Nacional y al Representante Legal antes de que transcurran 48 horas desde que se produzca el incidente.

El registro de fraudes y pérdidas se comunicará al equipo ejecutivo en la reunión de revisión operacional, y será revisado cada trimestre por el Comité de auditoría, riesgo y finanzas.

Seguidamente, la actualización trimestral será enviada a la junta directiva.

Con las actualizaciones se elaborará un informe anual para la ONG asociada. Además:

Los fraudes significativos se comunicarán al Comité de auditoría, riesgo y finanzas fuera del ciclo normal del Comité. Para tales efectos, por fraudes significativos se entenderán:

Todos los fraudes por un valor superior a los $90.000.000
Todos los fraudes por un valor superior a los $5.000.000 en los que estén involucrados el Director Nacional o el miembro de la junta directiva de una organización socia, o un empleado de La Asociación Colombiana Cristo Para La Ciudad;
Todos los fraudes que impliquen blanqueo de capitales;
Todos los fraudes que impliquen la canalización de dinero hacia organizaciones proscritas que pudiesen figurar en cualquier lista

Una vez concluida la investigación de un caso de fraude o pérdida en La Asociación Colombiana Cristo Para La Ciudad, el director Nacional y el Representante Legal se asegurarán de que se prepare un informe escrito completo, que se transmitirá al organismo adecuado, y que expondrá:

Antecedentes sobre cómo surgió la investigación
Qué medidas se adoptaron en respuesta a las acusaciones
La realización de la investigación
Los hechos que salieron a la luz y las pruebas que los sustentan
Medidas adoptadas contra el/los involucrado(s) cuando se demostraron las acusaciones
Medidas adoptadas para recuperar pérdidas
Recomendaciones y/o medidas adoptadas por la dirección para reducir la continuidad de la exposición y minimizar el riesgo de repetición.

En materia de fraudes o pérdidas vinculados a subvenciones de La Asociación Colombiana Cristo Para La Ciudad o de otras organizaciones, el director Nacional y el Representante Legal serán responsables de asegurarse de que los informes inicial, intermedio y final sean revisados y que los problemas sean objeto de seguimiento